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          自助文件交換柜能避免人員沖突和人員聚集
        1. 發布日期:2022-07-19      瀏覽次數:838
          •   自助文件交換柜又稱智能文件中轉柜,智能文件交接柜,電子文件交換箱,智能云柜等,是一款具有聯網、收發件、短信驗證碼通知功能的智能柜,主要表現為:工作人員將當事人需要的文件放入智能文件交換柜中,并通過系統下發短信驗證碼給當事人,當事人只需要前往辦事大廳,在智能文件交換柜終端顯示屏中輸入已有的驗證碼并取出自己需要的文件。
             
              自助文件交換柜將傳統“人與人”之間的交互改變為“人與機器”之間的交互,實現了無人值守的人機交互模式,避免了辦事人與工作人員時間沖突和人員聚集;減輕工作人員事務性工作量,方便當事人24小時隨機遞交材料,提升流轉效率。
             
              隨著計算機和網絡技術在辦公中的廣泛應用,很多信息可通過電子信息通道傳遞。但對于大量存在的機要文件和物件,由于其機要保密和憑證特性等要求,有很多無法通過網絡直接傳輸,而要以實物的方式進行傳遞、處理和保存。長期以來紙質文件收發、流轉工作主要是靠手工簽收、手工登記(錄入)完成的。
             
              另一方面,在傳統的辦公自動化系統中,需要分發交換的文件和文件相對應的電子信息是脫節的,經常出現文件的電子信息已經發到領導的電腦上而紙質文件還沒有到達,或者領導已經在紙質文件上進行了批閱,秘書還要重新錄入電子信息的情況,使紙質公文與電子公文形成“兩層皮”現象。
             
              因此,實現以數字化技術為基礎的文件流轉作業的信息化管理已成為信息化建設工作的一個重要領域。
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